Algemene Voorwaarden

1. Inleiding & zakelijke status

1.1 Welkom op de website van ExtraExpertise, https://extraexpertise.be/ (de “Website”). Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) worden gesloten tussen CREATIVE GEEKS BV, een vennootschap naar Belgisch recht, met maatschappelijke zetel te Stationsstraat 180, 2860 Sint-Katelijne-Waver, België, geregistreerd bij de Kruispuntbank van Ondernemingen met ondernemingsnummer 0751.972.308, inclusief haar Gelieerde Ondernemingen (“ExtraExpertise”, “wij”, “ons”) en de Gebruiker (“Gebruiker”, “u” of “uw”) (samen de “Partijen”).

ExtraExpertise biedt een Freelance Management Systeem voor freelancers en flexwerkers (“Platform”). Door de Website of het Platform te gebruiken, gaat u akkoord met de meest recente versie van deze Voorwaarden, aangevuld met ons Privacybeleid en Cookiebeleid.

1.2 De Gebruiker handelt uitsluitend in een B2B-context. Consumentenbescherming is uitdrukkelijk uitgesloten.

1.3 Wijzigingen aan het platform
ExtraExpertise mag van tijd tot tijd functionele wijzigingen doorvoeren. Bij materiële wijzigingen ontvangt u minstens 15 kalenderdagen vooraf een kennisgeving per e-mail of via het Platform. Indien u het Platform na de ingangsdatum blijft gebruiken zonder bezwaar te hebben gemaakt, wordt dit beschouwd als aanvaarding van de wijziging.

1.4 Wijzigingen aan de Voorwaarden
Wijzigingen aan deze Voorwaarden worden eveneens 15 kalenderdagen vooraf meegedeeld. Voortgezet gebruik na die termijn geldt als aanvaarding. U kunt te allen tijde een kopie van de geldende versie opvragen via support@extraexpertise.be.

2. Definities

In deze Voorwaarden gelden de volgende definities:

• “Account”: de account die de Gebruiker aanmaakt bij registratie op het Platform.
• “Gelieerde Ondernemingen”: elke entiteit die direct of indirect controle heeft over, gecontroleerd wordt door, of onder gemeenschappelijke controle staat met een andere entiteit (moedermaatschappijen, dochterondernemingen, zustermaatschappijen).
• “Opdracht”: de specifieke taak die door een Opdrachtgever via het Platform aan een Freelancer wordt toevertrouwd.
• “Klantgegevens”: gegevens, informatie of materiaal dat door de Gebruiker aan ExtraExpertise wordt verstrekt.
• “Documentatie”: handleidingen, specificaties en andere materialen die de functionaliteiten van het Platform beschrijven.
• “Freelancer”: een natuurlijke of rechtspersoon die zijn diensten als zelfstandige aanbiedt aan Opdrachtgevers via het Platform.
• “AVG”: EU-Verordening 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
• “Factuurdatum”: de datum waarop de factuur wordt afgeleverd op het Account of e-mailadres van de Gebruiker.
• “Facturatiemandaat”: de overeenkomst waarbij de Freelancer ExtraExpertise machtigt om facturen in zijn naam op te stellen (zie art. 5).
• “Platformkosten”: de vergoeding voor het gebruik van het Platform, zoals gepubliceerd op extraexpertise.be/prijzen.
• “Opdrachtgever”: elke persoon of rechtspersoon die het Platform gebruikt om freelancers te vinden en opdrachten te plaatsen.
• “Offerte”: het dienstenaanbod van de Freelancer aan de Opdrachtgever via het Platform.
• “Gebruiker”: elke gebruiker van het Platform of de Website, inclusief Freelancer en Opdrachtgever.

3. Gebruikerslicentie

3.1 Onder voorbehoud van naleving van deze Voorwaarden en tijdige betaling van de Platformkosten verleent ExtraExpertise u een niet-exclusief, beperkt, niet-sublicentieerbaar en niet-overdraagbaar recht om het Platform en de bijbehorende Documentatie te gebruiken. Dit recht laat onverlet dat ExtraExpertise het Platform ook aan andere partijen, inclusief concurrenten, ter beschikking stelt.

3.2 Alle rechten op de Website, de Documentatie en het Platform — inclusief intellectuele eigendomsrechten — blijven eigendom van ExtraExpertise. U mag geen enkel deel van het Platform reproduceren, reverse-engineeren, doorverkopen of exploiteren zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming.

3.3 Gebruikersinhoud
U mag zelf inhoud uploaden en aanleveren (“Gebruikersinhoud”). Door dit te doen, verleent u ExtraExpertise een niet-exclusieve, royaltyvrije, wereldwijde licentie om die inhoud te gebruiken, op te slaan en te tonen voor zover nodig om het Platform te leveren en te onderhouden. ExtraExpertise behoudt zich het recht voor om Gebruikersinhoud te verwijderen die in strijd is met deze Voorwaarden of rechten van derden schendt.

3.4 Klantgegevens
De licentie op Klantgegevens is beperkt tot wat nodig is om de Platformdiensten te leveren. Indien Klantgegevens persoonsgegevens bevatten, handelt ExtraExpertise conform de AVG.

4. Account & toelatingsvoorwaarden

4.1 Om volledig gebruik te kunnen maken van het Platform maakt u een Account aan en kiest u een abonnementsformule. Door u te registreren gaat u akkoord met de bijbehorende Platformkosten en machtigt u ExtraExpertise om deze automatisch in rekening te brengen via uw opgegeven betaalmiddel.

4.2 Uw Account wordt geregistreerd op uw volledige wettelijke naam, e-mailadres en bedrijfsadres. Het is uw verantwoordelijkheid om deze gegevens actueel te houden. Wijzigingen meldt u via support@extraexpertise.be.

4.3 Deelnamevoorwaarden
Om deel te nemen aan het Platform gaat u akkoord met het volgende:

• U bent minstens 18 jaar oud en wettelijk bevoegd om overeenkomsten aan te gaan.
• Alle informatie die u verstrekt is waarheidsgetrouw en correct; wijzigingen meldt u onmiddellijk.
• Uw Account is strikt persoonlijk. U staat geen derde toe uw inloggegevens te gebruiken en stelt ons onmiddellijk op de hoogte van ongeautoriseerd gebruik.
• U zorgt ervoor dat uw gebruik van het Platform geen toepasselijke wet- of regelgeving schendt.
• U gebruikt het Platform niet voor frauduleuze of illegale doeleinden.
• Geautomatiseerde extractie (scraping) van platformdata is verboden op grond van het sui generis databankrecht. Bij overtreding is een forfaitaire vergoeding van €15.000,- verschuldigd ter dekking van de schade aan onze databankinvestering.
• U maskeert uw identiteit of locatie niet (inclusief IP-masking of proxygebruik).

4.4 U staat in voor naleving van deze Voorwaarden door iedereen die via uw Account gebruikmaakt van het Platform.

4.5 Verboden gebruik
Het is niet toegestaan om:

• het Platform in sublicentie te geven, te verhuren of over te dragen aan derden;
• het Platform te decompileren, reverse-engineeren of te disassembleren;
• het Platform te gebruiken voor het genereren van spam of ongewenste reclame;
• auteursrechtvermeldingen of digitale watermerken te verwijderen of onleesbaar te maken;
• opzettelijk schadelijke bestanden of code te verspreiden via het Platform;
• technische beveiligingsmaatregelen te omzeilen.

5. Facturatiemandaat & verificatie

5.1 ExtraExpertise en de Freelancer kunnen schriftelijk een Facturatiemandaat overeenkomen. De Freelancer verbindt zich ertoe ExtraExpertise onmiddellijk te informeren over wijzigingen die de uitvoering van het mandaat kunnen beïnvloeden (maatschappelijke zetel, bedrijfsvorm, btw-status). ExtraExpertise waarborgt de naleving van de toepasselijke factureringswetgeving. De Freelancer blijft als enige verantwoordelijk voor zijn fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

5.2 ExtraExpertise bezorgt de Freelancer een kopie van alle facturen die onder het Facturatiemandaat zijn uitgesteld. De Freelancer dient eventuele bezwaren schriftelijk in binnen drie werkdagen na ontvangst van de factuur. Het Facturatiemandaat treedt in werking na aanvaarding van deze Voorwaarden en eindigt bij uitschrijving van het Platform of bij schriftelijke beëindiging door ExtraExpertise.

5.3 ExtraExpertise behoudt zich het recht voor om uw accountinformatie te auditen om naleving van deze Voorwaarden en de toepasselijke wetgeving te verifiëren. U werkt hier constructief aan mee en verstrekt de gevraagde informatie binnen 30 dagen. Ontbrekende of onvoldoende informatie kan leiden tot tijdelijke opschorting van het Account.

6. Betalingsvoorwaarden, facturatie & opzegging

6.1 Opdrachtgevers
De Opdrachtgever betaalt de Platformkosten conform de tarieven op extraexpertise.be/prijzen. Om een correcte facturatie mogelijk te maken, verstrekt de Opdrachtgever alle vereiste informatie (inkoopnummer, factuurgegevens) binnen 14 dagen na de start van de opdracht. Bij overschrijding van deze termijn wordt een toeslag van 10% (van het jaartarief) aangerekend ter dekking van de extra administratieve kosten.

6.2 Freelancers
De Freelancer betaalt de Platformkosten conform de tarieven op extraexpertise.be/prijzen. Beëindiging van een Account ontslaat de Gebruiker nimmer van de verplichting om historische achterstallen volledig te voldoen.

6.3 Extra credits
Extra credits kunnen worden aangekocht via support@extraexpertise.be. Credits worden geactiveerd zodra de betaling is ontvangen.

6.4 Betalingstermijn en intresten
Facturen zijn maandelijks en periodiek verschuldigd. Wij gaan ervan uit dat betalingen soepel verlopen. Indien een factuur toch onbetaald blijft na de vervaldatum, draagt het verschuldigde bedrag van rechtswege rente conform de Belgische wet van 2 augustus 2002. Bij langdurige niet-betaling kan het Account worden gedeactiveerd. Wij informeren u hierover schriftelijk voordat verdere stappen worden gezet. Wanneer een Account dertig dagen na deactivering nog steeds een openstaand saldo heeft zonder contact, kunnen wij het Account opschorten of beëindigen.

6.5 ExtraExpertise is niet aansprakelijk voor verlies als gevolg van ongeautoriseerd gebruik van uw betaalmiddel door een derde.

6.6 Frauduleus gebruik van betaalmiddelen of structurele weigering om verschuldigde bedragen te betalen kan leiden tot beëindiging van het Account en civiele of strafrechtelijke stappen.

6.7 Bij vermoeden van frauduleuze betalingen of misbruik van inloggegevens behoudt ExtraExpertise zich het recht voor het Account te blokkeren en de relevante autoriteiten te informeren.

6.8 Terugbetalingen
Behalve waar wettelijk vereist, worden betaalde Platformkosten niet terugbetaald. Gegronde kwaliteitsclaims worden vergoed in credits.

8. Verwerking van accountbetalingen via derden

8.1 ExtraExpertise maakt gebruik van elektronische betalingsprocessors (zoals Stripe) om financiële transacties te verwerken. Elke processor hanteert eigen gebruiksvoorwaarden; bij tegenstrijdigheid met deze Voorwaarden prevaleren deze Voorwaarden.

9. Beëindiging, annulering & opzeggingstermijn

9.1 ExtraExpertise kan uw toegang tot het Platform beëindigen of opschorten indien u een bepaling van deze Voorwaarden heeft geschonden of wanneer dit wettelijk vereist is. In het geval van een vermoedelijke schending zullen wij u, waar mogelijk, eerst schriftelijk informeren en de gelegenheid geven om dit te herstellen, behoudens situaties van aantoonbare kwade trouw of frauduleus gedrag.

9.2 Indien u dertig dagen na deactivering uw saldo niet heeft aangezuiverd of geen contact heeft opgenomen, kan ExtraExpertise uw Account definitief beëindigen en de accountgegevens verwijderen.

9.3 Deze Voorwaarden gelden voor onbepaalde duur. U kunt opzeggen met een opzegtermijn van ten minste 30 dagen vóór de verlengingsdatum van uw abonnement.

9.4 Opzegging via e-mail naar support@extraexpertise.be of via de annuleringsfunctie in het Platform. ExtraExpertise kan u vragen een annuleringsformulier in te vullen.

9.5 Na beëindiging bent u gehouden om elk openstaand saldo volledig te voldoen binnen 30 dagen. Op uw verzoek retourneren of verwijderen wij uw persoonsgegevens conform de AVG.

10. Merkbescherming, plagiaat & handelsmerken

10.1 Alle logo’s, namen en merken op het Platform zijn eigendom van ExtraExpertise of worden onder licentie gebruikt. Gebruik of misbruik zonder schriftelijke toestemming is niet toegestaan.

10.2 Het kopiëren van de unieke methodiek of functionele structuur van James AI voor concurrerende doeleinden is verboden.

11. Ingediende informatie & feedback

11.1 Feedback die u aan ExtraExpertise verstrekt — data, suggesties, ideeën — wordt behandeld als niet-vertrouwelijk en mag door ExtraExpertise vrij worden gebruikt, tenzij het persoonsgegevens betreft (zie Privacybeleid).

11.2 ExtraExpertise behoudt zich het recht voor om berichten op het Platform te modereren. U stemt er uitdrukkelijk mee in geen onwettig, lasterlijk, obsceen of discriminatoir materiaal te plaatsen.

11.3 Door gebruik van het Platform kunnen wij beperkte gebruiksgegevens verzamelen conform ons Privacybeleid.

12. Garanties & James AI — inspanningsverbintenis

12.1 De Gebruiker garandeert naleving van deze Voorwaarden en alle aanvullende richtlijnen. ExtraExpertise is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit niet-naleving door de Gebruiker.

12.2 ExtraExpertise kan niet garanderen dat bestanden die via het internet beschikbaar zijn, vrij zijn van virussen of andere schadelijke code. De Gebruiker is verantwoordelijk voor adequate beveiliging van zijn eigen systemen.

12.3 Het Platform en alle materialen worden geleverd “AS IS” en “AS AVAILABLE”, zonder expliciete of impliciete garanties van verkoopbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel. ExtraExpertise garandeert geen ononderbroken of foutloze werking.

13. Algemene verplichtingen & omzeiling

13.1 De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor de naleving van alle toepasselijke wettelijke, fiscale, sociale en administratieve verplichtingen. Op verzoek overlegt de Gebruiker onverwijld de relevante bewijsstukken.

13.2 Het Platform is uitsluitend bestemd voor de diensten die het biedt. Het is niet toegestaan om, buiten het Platform om, contracten te sluiten voor opdrachten die via het Platform tot stand zijn gekomen. Eveneens is het verboden om data, klantgegevens of gebruikersinhoud van het Platform te extraheren voor soortgelijke, concurrerende of rekruteringsactiviteiten. Bij een sterk vermoeden van misbruik treedt ExtraExpertise eerst in overleg. Leidt dit niet tot een oplossing, dan kan een compensatie van €10.000,- worden gefactureerd en kan de Gebruiker onmiddellijk van het Platform worden verwijderd.

14. Specifieke verplichtingen van de freelancer

14.1 Vertrouwelijkheid
De Freelancer behandelt alle uitwisselingen met Opdrachtgevers en alle informatie die hij via het Platform heeft ontvangen strikt vertrouwelijk — ongeacht of deze tot een Opdracht heeft geleid. Het delen van platformberichten of gespreksfragmenten met derden of op sociale media is niet toegestaan.

14.2 Persoonlijke uitvoering
De Freelancer biedt zijn diensten uitsluitend in eigen naam aan en voert Opdrachten persoonlijk uit. Uitbesteding aan een derde is niet toegestaan. Indien de Freelancer actief is via een vennootschapsvorm, dient alleen de bestuurder, directeur of vennoot — als natuurlijk persoon — een profiel aan te maken en te factureren.

15. Specifieke verplichtingen van de opdrachtgever

15.1 De Opdrachtgever plaatst een serieuze en voldoende beschreven Opdracht wanneer hij Freelancers benadert voor een Offerte.

15.2 De Opdrachtgever verstrekt alle nodige informatie voor een nauwkeurige opdrachtbeschrijving zodat de Freelancer een goed onderbouwde Offerte kan opstellen.

15.3 De Opdrachtgever gebruikt het Platform niet om zijn eigen bedrijfsactiviteit of die van een derde te promoten en stuurt geen commerciële berichten naar andere Gebruikers.

15.4 Verlengingen en nieuwe opdrachten met een via het Platform gevonden Freelancer worden gedurende 12 maanden na het eerste contact of na het einde van de eerste opdracht via het Platform gecontracteerd, tenzij anders schriftelijk overeengekomen. Bij niet-naleving kan een compensatie van €10.000,- in rekening worden gebracht.

16. Verplichtingen van ExtraExpertise

16.1 ExtraExpertise doet haar uiterste best om (i) technische problemen tijdig op te lossen en (ii) een stabiele en toegankelijke Platformomgeving te bieden. Rekening houdend met de inherente beperkingen van internettechnologie kan ExtraExpertise geen ononderbroken beschikbaarheid garanderen, in het bijzonder bij overmacht, onderhoudswerkzaamheden of storingen bij derde dienstverleners.

16.2 ExtraExpertise verbindt zich ertoe alle commercieel redelijke inspanningen te leveren om de duur van eventuele onderbrekingen die aan haar kunnen worden toegeschreven, te beperken.

16.3 ExtraExpertise stelt technische middelen en instrumenten ter beschikking die Gebruikers in staat stellen met elkaar in contact te treden. Haar verantwoordelijkheid is beperkt tot het ter beschikking stellen van het Platform en het faciliteren van contact tussen Freelancers en Opdrachtgevers.

16.4 ExtraExpertise kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor de frequentie waarmee freelancerprofielen op het Platform worden gepresenteerd.

16.5 ExtraExpertise en de Gebruiker zijn onafhankelijke partijen. ExtraExpertise handelt niet als werkgever of agent van de Gebruiker.

16.6 ExtraExpertise is geen partij bij de uitvoering van Opdrachten tussen Freelancers en Opdrachtgevers. Beide partijen dragen de volledige verantwoordelijkheid voor eventuele klachten of geschillen die voortvloeien uit de uitvoering van Opdrachten.

17. Aansprakelijkheid van de gebruiker

17.1 De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor schade die voortvloeit uit onjuiste, onvolledige of misleidende informatie die hij verstrekt bij registratie of bij het uitblijven van een update.

17.2 Kennisgevingen op grond van deze Voorwaarden worden geldig gedaan op het e-mailadres dat bij de aanmaak van het Account is opgegeven.

17.3 De Gebruiker is als enige verantwoordelijk voor alle Gebruikersinhoud die hij op het Platform plaatst en verbindt zich ertoe geen beledigende, lasterlijke, racistische of anderszins onrechtmatige inhoud te publiceren.

17.4 De Opdrachtgever is als enige verantwoordelijk voor een correcte opdrachtbeschrijving. Bij een onjuiste of onvolledige beschrijving draagt de Opdrachtgever zelf de kosten van bijkomende diensten die hieruit voortvloeien.

18. Aansprakelijkheid van ExtraExpertise

18.1 Voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, is ExtraExpertise niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele of gevolgschade, waaronder gederfde winst, dataverlies of immateriële verliezen die voortvloeien uit het gebruik van of de onmogelijkheid tot gebruik van het Platform.

18.2 Maximale aansprakelijkheid — Opdrachtgever
De maximale aansprakelijkheid van ExtraExpertise jegens de Opdrachtgever bedraagt het totale bedrag dat de Opdrachtgever in de 12 maanden vóór het schadeverwekkende incident heeft betaald voor het Platform, met een minimum van €200,-. Deze beperking geldt niet voor schade voortvloeiend uit fraude of opzettelijk wangedrag.

18.3 Maximale aansprakelijkheid — Freelancer
De maximale aansprakelijkheid van ExtraExpertise jegens de Freelancer of andere Gebruikers bedraagt €25,-. Deze beperking geldt niet voor schade voortvloeiend uit fraude of opzettelijk wangedrag.

19. Vrijwaring

19.1 U vrijwaart ExtraExpertise, haar dochterondernemingen, gelieerde ondernemingen, werknemers en directeuren tegen alle aansprakelijkheid, kosten en schade — inclusief advocatenhonoraria — die voortvloeien uit (a) uw gebruik van het Platform, (b) uw gebruik van de Website, (c) Gebruikersinhoud die u heeft geplaatst, of (d) andere diensten die u via het Platform heeft gebruikt.

20. Websites van derden

20.1 ExtraExpertise kan links bevatten naar externe websites. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud, producten of diensten op dergelijke sites. Uw gebruik van externe websites is op eigen risico.

21. Algemene bepalingen & rechtsmacht

21.1 Indien een bepaling van deze Voorwaarden ongeldig of niet-afdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Deze Voorwaarden vormen de volledige overeenkomst tussen de Partijen met betrekking tot het onderwerp hiervan.

21.2 ExtraExpertise kan niet verantwoordelijk worden gehouden voor niet-nakoming als gevolg van overmacht of omstandigheden buiten haar redelijke controle.

21.3 Toepasselijk recht & bevoegde rechtbank
Op deze Voorwaarden is uitsluitend Belgisch recht van toepassing. Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met deze Voorwaarden worden uitsluitend beslecht door de rechtbanken van Antwerpen.

21.4 Indien een clausule nietig wordt verklaard door een wetswijziging of rechterlijke uitspraak, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Het niet uitoefenen van rechten door ExtraExpertise impliceert geen afstand van die rechten.